آپوستیل در تورنتو: نوتاری اسناد برای استفاده در خارج از کشور

سیویتاس لا تیمی از کادر حقوقی به مدیریت نسیبه مهرپویان است که هم وکیل است و هم نوتاری پابلیک. ما اسنادی را که قرار است آپوستیل شوند نوتاری می‌کنیم، مراحل بعدی را توضیح می‌دهیم و کمک می‌کنیم از اشتباهات کوچکی که باعث می‌شود سند در باجه پس فرستاده شود پرهیز کنید. از دفتر خود در ۴۷۸۹ خیابان یانگ، سوئیت ۴۰۲، در تقاطع یانگ و شپرد در نورث یورک، به زبان‌های انگلیسی، فرانسوی، فارسی، روسی و صربی کار می‌کنیم.

کانادا در ۱۱ ژانویه ۲۰۲۴ به کنوانسیون آپوستیل لاهه پیوست. پیش از آن تاریخ، سند کانادایی که به خارج از کشور فرستاده می‌شد ابتدا در کانادا تأیید و سپس در سفارت یا کنسولگری کشور مقصد قانونی‌سازی می‌شد. برای کشورهای عضو کنوانسیون، اکنون آپوستیل جای آن مرحله دوم را گرفته است. برای کشورهای دیگر، انتاریو همچنان گواهی تأیید (Certificate of Authentication) صادر می‌کند و ممکن است همچنان قانونی‌سازی آن در کنسولگری لازم باشد.

بخش مربوط به نوتاری و بخش مربوط به دولت از هم جدا هستند. نوتاری تأیید می‌کند چه کسی امضا کرده یا اینکه رونوشت با اصل خود مطابقت دارد. آپوستیل تأیید می‌کند که نوتاری، یا مقامی که سند رسمی را امضا کرده، واقعی است. هیچ‌کدام بررسی نمی‌کند که محتوای سند درست است یا اینکه مرجع دریافت‌کننده آن را می‌پذیرد. برای آشنایی کلی‌تر با کارهایی که نوتاری می‌تواند انجام دهد، صفحه خدمات نوتاری پابلیک در تورنتو را ببینید.

پاسخ فقط به کشوری بستگی دارد که سند در آن استفاده می‌شود.

• کشور عضو کنوانسیون: برای سند آپوستیل صادر می‌شود. در بیشتر موارد چیز دیگری از سوی کانادا لازم نیست، هرچند مرجع دریافت‌کننده همچنان می‌تواند ترجمه سند به زبان خود را بخواهد.
• کشور غیرعضو کنوانسیون: برای سند گواهی تأیید صادر می‌شود. سپس ممکن است سفارت یا کنسولگری آن کشور در کانادا باید آن را قانونی‌سازی کند تا پذیرفته شود.

کنفرانس لاهه درباره حقوق بین‌الملل خصوصی فهرست رسمی کشورهای عضو کنوانسیون را نگه می‌دارد. تا نوامبر ۲۰۲۶، روسیه و صربستان عضو کنوانسیون هستند و ایران عضو نیست. اداره اسناد رسمی درباره خواسته‌های مرجع خارجی راهنمایی نمی‌کند، پس پیش از امضای هر چیزی از سفارت، مدرسه، دادگاه، بانک یا اداره ثبتی که سند را دریافت می‌کند بپرسید. بسیاری از مشکلات از آنجا شروع می‌شود که مراجعه‌کننده نسخه اشتباهی از یک فرم، یا سندی را که مرجع خارجی نخواسته بود، نوتاری می‌کند.

کانادا چند مرجع صلاحیت‌دار دارد و فرستادن سند به مرجع اشتباه فقط وقت را هدر می‌دهد.

• اداره اسناد رسمی انتاریو برای اسنادی که در انتاریو صادر شده‌اند و برای اسنادی که نوتاری پابلیک انتاریو نوتاری کرده، صرف‌نظر از محل صدور اصل سند، آپوستیل و گواهی تأیید صادر می‌کند.
• وزارت امور جهانی کانادا به اسنادی رسیدگی می‌کند که دولت کانادا صادر کرده، و نیز اسنادی که در منیتوبا، نیوبرانزویک، نیوفاندلند و لابرادور، نوا اسکوشیا، جزیره پرنس ادوارد و سه قلمرو شمالی صادر یا نوتاری شده‌اند. خدمات تأیید این وزارتخانه بدون هزینه ارائه می‌شود. کار با یک درخواست آنلاین شروع می‌شود و سپس اسناد را با پست یا پیک می‌فرستید یا به بخش خدمات تأیید آن در ۲۴۲۱ جاده لنکستر (Lancaster Road)، اتاوا تحویل می‌دهید. جزئیات در صفحه تأیید اسناد وزارت امور جهانی کانادا آمده است.
• آلبرتا، بریتیش کلمبیا، کبک و ساسکاچوان برای اسناد خود آپوستیل صادر می‌کنند. برای مثال، گواهی تولد بریتیش کلمبیا به بریتیش کلمبیا فرستاده می‌شود، نه به انتاریو.

یک نتیجه عملی: وقتی فرستادن اصل سند فدرال یا سند استانی دیگر به مرجع خودش آسان نیست، اغلب می‌توان رونوشتی را که در انتاریو نوتاری شده به اداره اسناد رسمی فرستاد. اینکه رونوشت نوتاری‌شده در خارج از کشور پذیرفته می‌شود یا نه، به مرجع دریافت‌کننده بستگی دارد، پس ابتدا آن را بپرسید.

تا نوامبر ۲۰۲۶، اداره اسناد رسمی برخی اسناد رسمی انتاریو را که مقام صادرکننده امضا کرده، مستقیماً می‌پذیرد:

• اسناد ثبت احوال انتاریو، مانند گواهی تولد، ازدواج و فوت، از جمله گواهی تولد پلیمری.
• اسناد ثبت شرکت‌ها که از سال ۱۹۹۱ به بعد صادر شده‌اند.
• اسنادی که دادگاه عالی انتاریو یا دادگاه عدالت انتاریو در ۱۰ ژوئیه ۲۰۲۳ یا پس از آن صادر کرده‌اند. درخواست حضوری برای این اسناد ممکن است تا ۱۰ روز کاری طول بکشد.
• مدارک، دیپلم‌ها و ریزنمرات کالج‌ها و دانشگاه‌های دولتی انتاریو که از ۱ ژانویه ۲۰۱۹ صادر شده‌اند.

تقریباً همه اسناد دیگر ابتدا باید نزد نوتاری پابلیک انتاریو بروند؛ از جمله سوگندنامه‌ها و اظهارنامه‌های قانونی برای استفاده در خارج از کشور، وکالت‌نامه‌ها، رضایت‌نامه‌ها، نامه‌های دعوت، مصوبات شرکت، احکام قدیمی‌تر دادگاه و گواهی‌های طلاق، مدارک مدارس خصوصی و مدارک قدیمی‌تر دانشگاه، و رونوشت گذرنامه‌ها یا سوابقی که خارج از انتاریو صادر شده‌اند. اداره اسناد رسمی در محل نوتاری ندارد.

اداره اسناد رسمی سندی را که فقط نزد کمیشنر سوگند تأیید شده، حتی اگر سوگند در آن اخذ شده باشد، تأیید نمی‌کند. همچنین اسناد مذهبی مانند گواهی غسل تعمید، اسنادی که پیش‌تر در کنسولگری قانونی‌سازی شده‌اند و اسنادی را که خارج از کانادا صادر شده‌اند رد می‌کند، مگر اینکه نوتاری انتاریو بر امضایی در آن‌ها گواهی داده باشد. اگر سند شما در یکی از این گروه‌ها قرار می‌گیرد، هنگام رزرو به ما بگویید تا بررسی کنیم چه کاری می‌توان کرد.

1. مشخص کنید مرجع دریافت‌کننده چه می‌خواهد. بپرسید که آیا اصل سند، رونوشت نوتاری‌شده یا اظهارنامه سوگندخورده لازم است و آیا ترجمه هم لازم است.
2. در صورت لزوم، سند را نوتاری کنید. سند را امضانشده، همراه با کارت شناسایی عکس‌دار دولتی برای هر امضاکننده، نزد نوتاری بیاورید. امضای کامل و مهر نوتاری باید به‌وضوح روی یک صفحه باشد و نام و مهر نوتاری باید با سوابق اداره اسناد رسمی مطابقت داشته باشد.
3. واجد شرایط بودن سند را بررسی و درخواست را آغاز کنید. اداره اسناد رسمی درگاهی آنلاین دارد که در آن می‌توانید بررسی کنید سند واجد شرایط است یا نه و درخواست خدمت ثبت کنید. شماره درخواست خدمت با ایمیل برای شما فرستاده می‌شود.
4. اصل کاغذی سند و هزینه را تحویل دهید. سند را حضوری به ۷۷۷ خیابان بی، طبقه زیرین، تورنتو یا یکی از دفاتر همکار سرویس‌انتاریو (ServiceOntario) ببرید، یا آن را به دفتر تورنتو پست کنید که تنها نشانی پذیرش درخواست پستی است. اسنادی که ضخامتشان بیش از ۷ میلی‌متر (یک‌چهارم اینچ) است باید در گوشه بالا و سمت چپ دو سوراخ داشته باشند.
5. آپوستیل را دریافت کنید. در مراجعه حضوری، وقتی همه چیز کامل باشد، زمان انتظار معمولاً حدود ۳۰ دقیقه است. در ارسال پستی، اداره اسناد رسمی ظرف ۱۵ روز کاری از دریافت سند گواهی را صادر می‌کند و آن را با پست عادی بازمی‌گرداند، مگر اینکه پاکت پیش‌پرداخت‌شده با امکان رهگیری یا بارنامه پیک همراه سند بفرستید.

اداره اسناد رسمی فقط به اصل کاغذی اسناد رسیدگی می‌کند و اسناد الکترونیکی را تأیید نمی‌کند. همچنین هیچ رونوشتی نگه نمی‌دارد، پس پیش از تحویل هر سندی از آن رونوشت تهیه کنید. شرایط فعلی در صفحه تأیید اسناد دولت انتاریو آمده است.

هزینه‌های دولتی (تعیین‌شده از سوی انتاریو، نوامبر ۲۰۲۶): تأیید یا آپوستیل سند انتاریو برای هر سند نوتاری‌شده ۱۶ دلار و برای هر سند دولت انتاریو، دادگاه یا مؤسسه آموزش عالی ۳۲ دلار هزینه دارد که به اداره اسناد رسمی پرداخت می‌شود. انتاریو برای خود عمل نوتاری هزینه‌ای تعیین نکرده است.

روش بررسی ما: هزینه‌هایی را که ۱۵ دفتر نوتاری و مؤسسه حقوقی در تورنتو و GTA در وب‌سایت‌های خود منتشر کرده‌اند بررسی کردیم؛ تاریخ بررسی: نوامبر ۲۰۲۶. ارقام، جز در مواردی که ذکر شده، پیش از HST هستند. این ارقام هزینه‌های رایج بازار هستند، نه هزینه‌های سیویتاس لا. سیویتاس لا پیش از آغاز هر کاری هزینه خود را کتبی به شما اعلام می‌کند و هر هزینه دولتی جدا از هزینه نوتاری و علاوه بر آن پرداخت می‌شود.

سیویتاس لا چگونه می‌تواند کمک کند

سیویتاس لا اسناد شما را نوتاری می‌کند و هر مرحله تأیید یا آپوستیل را توضیح می‌دهد؛ سپس خودتان آن‌ها را به اداره اسناد رسمی یا وزارت امور جهانی کانادا تحویل می‌دهید. اگر سندی به زبان انگلیسی یا فرانسوی نیست، ترجمه آن را می‌توان نزد نسیبه مهرپویان، به‌عنوان نوتاری پابلیک انتاریو، تصدیق کرد؛ این یکی از روش‌های ترجمه‌ای است که اداره اسناد رسمی می‌پذیرد. وقت ملاقات سیار در منزل، بیمارستان یا محل کار در تورنتو با هزینه اضافه قابل تنظیم است و این هزینه را پیش از مراجعه کتبی تأیید می‌کنیم.

سندی به زبان دیگر فقط در صورتی در انتاریو آپوستیل می‌شود که در کانادا صادر شده، نزد نوتاری پابلیک انتاریو نوتاری شده و همراه با ترجمه باشد. اداره اسناد رسمی ترجمه را به یکی از این دو شکل می‌پذیرد:

• ترجمه‌ای که عضو یکی از انجمن‌های شناخته‌شده مترجمان استانی انجام داده باشد، یا
• تصدیق نوتاری پابلیک انتاریو که به انگلیسی یا فرانسوی و نیز به زبان سند مسلط است، همراه با اظهاریه‌ای مبنی بر اینکه نوتاری هر دو زبان را می‌داند و ترجمه دقیق است.

ممکن است کشور مقصد جداگانه بخواهد سند آپوستیل‌شده پس از رسیدن به آنجا به زبان خودش ترجمه شود. این مرحله دیگری است که طبق قواعد همان کشور انجام می‌شود. از مرجع دریافت‌کننده بپرسید که آیا ترجمه را انجام‌شده در کانادا و همراه با آپوستیل می‌خواهد، یا انجام‌شده در همان کشور پس از رسیدن سند.

بیشتر موارد رد به جزئیاتی برمی‌گردد که به‌آسانی قابل پیشگیری است:

• امضا و مهر نوتاری کامل و روی یک صفحه نیست، یا مهر کم‌رنگ یا بریده است.
• نام یا مهر نوتاری با سوابق اداره اسناد رسمی مطابقت ندارد.
• سند به‌جای نوتاری، فقط نزد کمیشنر سوگند تأیید شده است.
• سند اسکن، نسخه چاپی ایمیل یا فایل الکترونیکی است.
• فرم درخواست خدمت ناقص است یا هزینه پرداخت نشده است.
• سند پیش‌تر در کنسولگری قانونی‌سازی شده یا گواهی مذهبی است.
• سند به زبانی سوم است و ترجمه پذیرفتنی همراه ندارد.

اداره اسناد رسمی همچنین می‌تواند اسنادی را که جعلی یا مشکوک می‌داند رد کند و فقط امضا و مهر را بررسی می‌کند، نه محتوا را. نوتاری‌ای که این قواعد را می‌شناسد مهر و امضا را درست قرار می‌دهد و اگر سند برای تأیید مناسب نباشد، پیش از رفتن به شما می‌گوید.

تا نوامبر ۲۰۲۶، دولت استان پنج محل را برای پذیرش درخواست آپوستیل و تأیید اسناد اعلام کرده است که دوشنبه تا جمعه، به‌جز تعطیلات رسمی، باز هستند:

• اداره اسناد رسمی، ۷۷۷ خیابان بی، طبقه زیرین، تورنتو (ساعت ۸:۳۰ صبح تا ۵ بعدازظهر). این محل تنها نشانی پذیرش درخواست پستی نیز هست.
• سرویس‌انتاریو، ساختمان دادگاه اتاوا، ۱۶۱ خیابان الگین، طبقه چهارم (ساعت ۸:۳۰ صبح تا ۴ بعدازظهر).
• سرویس‌انتاریو، ۴۲۰ خیابان کوئین شرقی، سو سنت ماری.
• سرویس‌انتاریو، شهرداری ویندزر، ۴۰۰ میدان سیتی هال شرقی.
• سرویس‌انتاریو، ۴۳۵ خیابان جیمز جنوبی، تاندر بی.

وقت حضوری را می‌توان به‌صورت آنلاین از طریق سامانه نوبت‌دهی دولت استان یا با تماس با شماره 1-800-267-8097 یا 416-326-1234 رزرو کرد. شماره تماس اداره اسناد رسمی 416-325-8416 است. دفتر ما در تقاطع یانگ و شپرد با خط ۱ مترو حدود ۳۰ دقیقه با ۷۷۷ خیابان بی فاصله دارد، به همین دلیل بسیاری از مراجعان اسناد خود را نزد ما نوتاری می‌کنند و در همان هفته به اداره اسناد رسمی مراجعه می‌کنند.

امضای اسنادی را که در حضور ما امضا می‌کنید نوتاری می‌کنیم، برابری رونوشت با اصل را گواهی می‌کنیم و هرگاه مرجع دریافت‌کننده فرم خود را ارائه نکرده باشد، اظهارنامه‌ها، رضایت‌نامه‌ها و نامه‌های دعوت ساده تنظیم می‌کنیم. پیش از امضا، وکیل سند را به زبان شما با شما مرور می‌کند تا بدانید چه چیزی را اظهار می‌کنید. همچنین به شما می‌گوییم کدام مرجع برای سند شما آپوستیل صادر می‌کند و چه چیزهایی باید همراه ببرید.

اگر سند پرسشی حقوقی پیش بیاورد، مانند وکالت‌نامه برای ملکی در کشور دیگر، موضوعی خانوادگی در خارج از کشور یا درخواست مهاجرت، می‌توانید از مشاوره ۳۰ دقیقه‌ای، ۱۵۰ دلار به‌علاوه HST، پرداخت هنگام رزرو، استفاده کنید. صفحات مرتبط: رونوشت برابر با اصل، سوگندنامه و اظهارنامه قانونی، رضایت‌نامه سفر فرزند، خدمات نوتاری برای اسناد مهاجرت و وکالت‌نامه. برای رزرو با (647) 271-1646 تماس بگیرید یا از صفحه رزرو ما استفاده کنید.

مشاوره ۳۰ دقیقه‌ای، ۱۵۰ دلار به‌علاوه مالیات (HST)، پرداخت هنگام رزرو. در این جلسه وضعیت شما بررسی می‌شود و گزینه‌ها و مراحل بعدی به زبان ساده توضیح داده می‌شود. به تلفن ما از دوشنبه تا جمعه، ۹ صبح تا ۸ شب، و شنبه، ۱۰ صبح تا ۶ عصر پاسخ داده می‌شود و جلسات حضوری در دفتر تورنتو با وقت قبلی برگزار می‌شود. جلسه می‌تواند به زبان فارسی، انگلیسی، فرانسوی، روسی یا صربی برگزار شود.

رزرو مشاوره تماس: (647) 271-1646